Kokouspöytäkirja

Videon tiedot

Kokouksen jälkeen sihteeri tekee pöytäkirjan. Pöytäkirjaan kirjoitetaan kokouksen kulku, ilmoitusasiat, tehdyt päätökset ja muut asiat. Pöytäkirjan alkuun merkitään mielellään seuraavat asiat:

• mikä kokous kyseessä (vuosikokous tai hallituksen kokous esimerkiksi),
• yhdistyksen nimi
• kokouksen aika (päivämäärä, alkamis- ja päättymiskellonaika),
• kokouksen paikka
• osanottajat, joiden kohdalle merkitään myös, kuka on puheenjohtaja ja kuka sihteeri

Kun pöytäkirja on valmis, pöytäkirjan tarkastajat lukevat sen läpi ja kommentoivat, jos siitä puuttuu jotain.

Viimeiseksi pöytäkirjaan merkitään puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjan tarkastajien allekirjoitukset. Pöytäkirjat laitetaan hyvään talteen, esimerkiksi omaan mappiinsa. Yhdistyksen tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja tarvitsee niitä myöhemmin. Kokouksen jälkeen aletaan toteuttaa pöytäkirjaan merkittyjä päätöksiä.